Kanban บอร์ด: เห็นงานทั้งทีม ลากเปลี่ยนสถานะได้ใน “งานเข้า”
เช้าวันจันทร์ ทีมเปิดแชตพร้อมกันหลายช่องทาง งานซ่อมเครื่องหนึ่งกำลังทำ อีกงานรอลูกค้าส่งรูป ส่วนคำถามใหม่ยังไม่มีคนรับ ถ้าต้องเปิดดูทีละเคส กว่าจะรู้ว่าควรตามงานไหนก่อนก็เสียเวลาไปไม่น้อย
Kanban บอร์ดเป็นส่วนหนึ่งของโมดูล ‘งานเข้า’ (Helpdesk) ระบบดูแลลูกค้าใน KaoJai ช่วยเปลี่ยนเรื่องที่ต้องติดตามจากบทสนทนาให้เป็นเคส แล้ววางไว้ในเลนตามสถานะ ทีมจึงเห็นภาพเดียวกันและลากการ์ดเพื่ออัปเดตความคืบหน้าได้จากหน้ารวมงาน
เริ่มได้จากเรื่องที่ต้องติดตามสักหนึ่งเรื่อง ไม่ต้องย้ายทุกบทสนทนามาเป็นเคส เมื่อมีงานที่คุยครั้งเดียวไม่จบ ค่อยเปิดเคสไว้ให้ทีมกลับมาต่อได้ง่าย
เหมาะกับใครและงานแบบไหน?
คนที่ดูแลหลายเรื่องพร้อมกัน เช่น แอดมินที่ตอบคำถาม รับเรื่องหลังการขาย และประสานทีมบริการในวันเดียว บอร์ดช่วยให้เห็นว่าเรื่องไหนยังไม่เริ่ม เรื่องไหนกำลังทำ และเรื่องไหนรอคำตอบ โดยไม่ต้องจำทุกอย่างไว้เอง
ทีมที่ต้องแยกกลุ่มลูกค้าและ Lead ให้หาเจอง่าย ใช้แท็กลูกค้าและตัวกรองเลือกดูเฉพาะกลุ่มที่ต้องติดตาม เช่น Lead ที่สนใจบริการ หรือกลุ่มลูกค้าหลังการขาย แล้วดูความคืบหน้าผ่านเลนสถานะ แต่ละกลุ่มจึงมีมุมมองของตัวเอง โดยยังอยู่ในระบบดูแลลูกค้าเดียวกัน
เรื่องที่ต้องคุยต่อหลายวันหรือส่งต่อหลายคน เช่น เคลมสินค้า นัดหมายช่าง หรือรอเอกสาร การเปิดเคสทำให้เรื่องนั้นมีเลขอ้างอิง ทีมแจ้งเลขเคสให้ลูกค้าเก็บไว้ใช้สอบถามความคืบหน้าได้ และใช้เลขเดียวกันค้นหาเรื่องเดิมเมื่อต้องกลับมาคุยต่อ
บอร์ดจึงเหมาะทั้งกับคนทำงานคนเดียวที่อยากจัดเรื่องให้เป็นสัดส่วน และทีมที่ต้องรับช่วงดูแลลูกค้าต่อกัน เริ่มจากงานที่มีอยู่ แล้วค่อยเลือกตัวกรองและเลนให้เข้ากับวิธีทำงานของคุณครับ
มองสถานะงานได้จากหน้าเดียว
เข้าเมนู งานเข้า → เลนสถานะ หรือเลือกมุมมองเลนสถานะจากปุ่มสลับมุมมองบนหน้ารวมงาน งานจะแสดงในเลนตามสถานะของเคส เช่น เปิดใหม่ กำลังทำ รอลูกค้า ติดขัด และจบงาน
ภาพหน้าจอด้วยข้อมูลสาธิต ไม่ใช่ข้อมูลลูกค้าจริง
แต่ละการ์ดมีเลขเคสพร้อมอวาตาร์ผู้รับผิดชอบ วันที่รับเรื่อง ชื่องาน ข้อความสรุปรายละเอียด และลูกค้า คลิกเลขเคสหรือชื่อเพื่อเปิดรายละเอียดได้ทันที
คุยจบแล้ว ลากเปลี่ยนสถานะได้เลย
เมื่อทีมเริ่มทำงาน ให้ลากการ์ดไปยังเลนกำลังทำ หากต้องรอข้อมูลเพิ่มก็ย้ายไปเลนรอลูกค้า ทีมจะเห็นความคืบหน้าโดยไม่ต้องไล่ถามกันในแชต
การลากจะอัปเดตสถานะเคสตามสิทธิ์ของผู้ใช้ การย้ายเลนเองไม่ส่งข้อความแจ้งลูกค้า จึงใช้จัดการงานภายในทีมได้โดยไม่ส่งข้อความทุกครั้งที่เปลี่ยนสถานะ
เลือกดูเฉพาะงานที่ต้องตาม
ใช้ช่องค้นหาและปุ่ม ตัวกรอง เพื่อเลือกผู้รับผิดชอบ ลูกค้า แท็กลูกค้า สถานะ และช่วงวันที่รับเรื่อง รวมเงื่อนไขแบบ และ / หรือ ได้ เช่น งานของทีมบริการที่ยังเปิดอยู่ หรือเคสของลูกค้าที่ต้องติดตามเป็นพิเศษ
ผู้ดูแลทีมบันทึกเงื่อนไขเป็นตัวกรองด่วนของทีมได้ ทุกคนจึงเปิดมุมมองเดียวกันโดยไม่ต้องตั้งใหม่ทุกเช้า ส่วนตัวกรองระบบยังเลือกใช้ได้ตามปกติ
จัดบอร์ดให้เข้ากับวิธีทำงานของทีม
ผู้ดูแลทีมเลือกซ่อนหรือแสดงเลน และปรับลำดับเลนได้จากการตั้งค่าคอลัมน์บอร์ด เลนที่ซ่อนจะไม่แสดงบนบอร์ด งานภายในเลนนั้นยังอยู่ในระบบ
| เวลาต้องการดูอะไร | เลือกมุมมองไหน |
|---|---|
| ภาพรวมความคืบหน้าและย้ายสถานะงาน | Kanban บอร์ด / เลนสถานะ |
| ไล่อ่านข้อมูลเป็นแถวในหน้ารวม | ตาราง |
| งานเฉพาะคน ลูกค้า หรือเงื่อนไขที่ใช้ประจำ | ใช้ตัวกรองร่วมกับมุมมองที่ถนัด |
ตัวกรองใช้ร่วมกันทั้งตารางและบอร์ด และคัดลอกลิงก์มุมมองส่งให้เพื่อนร่วมทีมที่มีสิทธิ์เข้าถึงได้
คำถามที่ทีมอาจอยากรู้
ต้องเลิกใช้ตารางไหม?
ไม่ต้องครับ หน้ารวมยังเริ่มต้นด้วยตาราง และสลับไปเลนสถานะได้ตามงานที่กำลังทำ
ลากการ์ดแล้วลูกค้าจะได้รับข้อความไหม?
การย้ายเลนไม่ส่งข้อความแจ้งลูกค้า เป็นการอัปเดตสถานะงานภายในตามสิทธิ์เดิมของผู้ใช้
ทุกคนแก้ตัวกรองด่วนของทีมได้ไหม?
ทุกคนเลือกเงื่อนไขเพื่อดูงานได้ แต่การสร้างหรือแก้ตัวกรองร่วมของทีมและค่าเริ่มต้นของเลนเป็นหน้าที่ของผู้ดูแลที่มีสิทธิ์ตั้งค่า
ลองเปิด งานเข้า → เลนสถานะ แล้วเริ่มจากงานที่ทีมกำลังติดตามวันนี้ ถ้ายังไม่เคยใช้ KaoJai ดูรายละเอียดได้ที่ KaoJai.ai หรือคุยกับทีมเราเรื่องวิธีจัดงานให้เหมาะกับธุรกิจของคุณครับ